Kommunalbestyrelses- og byrådsmøder afvikles hurtigt og effektivt med et digitalt konferencesystem

Mikrofonsystemet er den centrale komponent i et elektronisk mødeafviklingssystem. Møderne ledes af borgmesteren fra en trykfølsom skærm, hvor talerne vælges fra en prioriteret talerrække, eller efter eget valg. Dagsordenen er indlagt i konferencesystemet og vises på mødelederens skærm. På skærmen vises også møderummets layout (billede eller grafik) med et mikrofonsymbol ved hver plads.

Ved elektronisk afstemning indlægges afstemningspunkterne under de relevante dagsordenspunkter og kaldes automatisk op på skærmen til borgmesteren.

Konference­systemet er integreret med kameraer til streaming og kan udvides med avanceret afstemning og automatisk styring af informationsskærme. Lyden fra deltagerne ledes ud til nøjagtigt afstemte (PA) lydsystemer i salen og ved tilhørerpladserne samt evt. teleslynge.

Efter mødet genereres en møderapport, som dokumenterer tilstedeværelsen af politikerne, mødets start- og sluttidspunkt, deltagernes taletider under hvert dagsordenpunkt samt alle afstemingsresultater. Rapporten vil i de fleste tilfælde kunne erstatte skriftlige referater, der underskives efter hvert møde.

Virtuelle møder eller blandede virtuelle og fysiske møder

I fremtiden bliver der i stigende grad tænkt i virtuelle digitale møder, både for officielle kommunalbestyrelses- og byrådsmøder, men også ved udvidet brug af digitale borgermøder og interne møder.

Med en dedikeret telekonference platform til politiske møder, som er integreret med de øvrige konference- og webcasting systemer, kan virtuelle møder afvikles og sendes live til offentligheden. Alle deltagerne vises med indikation af talerække, hvilket giver en sikker og uproblematisk mødeafvikling.

Elektroniske afstemninger kan gennemføres under mødet og resultaterne downloades som excel fil. Systemet har udvidet sikkerhed, så adgangen til at deltage i mødet sker med invitationer direkte til deltagerne, som kun de kan bruge.

Som en naturlig videreudvikling, er det nu også muligt at afholde møder, der både har virtuelle og fysiske deltagere. Det betyder, at seerne kan se alle deltagerne i en enkelt videostream.

Elektronisk afstemning giver en hurtig og sikker mødeafvikling og dokumenterer afstemningsresultaterne

Hvert dagsordenpunkt kan associeres med en eller flere afstemninger, der derved aktiverer afstemningssystemet. Mødelederen kan til en hver tid afslutte en afstemning eller tilføje en ad-hoc afstemning.

En afstemningsskabelon definerer, om det er simple ja/nej afstemninger, og om alle skal stemme, eller man kan undlade at stemme. Desuden kan man i skabelonen sætte en fast tid for, hvornår afstemningen skal afsluttes eller et mål om, at alle skal have stemt.

Afstemningssystemet er integreret med mikrofonsystemet. Deltagerne stemmer via knapper på deres mikrofon. En lampe på hver mikrofon viser, når man kan stemme, når man har stemt, eller når tiden for afstemning er udløbet.

Resultatet af afstemningen vises på mødelederens skærm, på storskærmene i salen og i webcasten i valgfrit layout. Afstemningsresultatet kan eksporteres til en fil for arkivering eller indeholdes i den samlede møderapport.

Vis alle oplysninger om mødet på skærme på rådhuset og hjemme hos borgeren

Under mødets afvikling vises løbende oplysninger af relevans for både mødedeltagere og tilskuere. Oplysningerne vises automatisk i takt med, at mødet skrider frem, og man kan derfor altid holde sig orienteret om, hvad der sker i mødet.

Deltagerne kan se, hvem der har meldt sig ind til mødet og løbende følge, hvilket dagsordenpunkt der behandles. I takt med at talerne melder sig ind i talerrække, vises navne og evt. portrætbilleder på skærmen, så man kan følge udviklingen i talerrækken.

Hvis der vises slides under mødet, vises disse også på skærmene.

Ved afstemninger vises hvad der stemmes om og motivationen. Når afstemningen er slut, vises resultatet som grafik eller som liste over, hvem der har stemt.

Skærmene kan monteres i salen, ved tilhørerpladserne eller foran hver politiker. Alle billeder inkluderes i webcasten og vises simulatant for seerne.

Vores full-service ydelse – med professionel teknisk support – sikrer en høj kvalitet og sikkerhed for, at alle møder kan gennemføres uden problemer

Vores full-service ydelse sikrer, at vores kvalitet lever 100 % op til kundernes forventninger. Servicepakken for mødeafvikling indeholder:

• Forberedelse af hvert møde med dagsorden, afstemninger, PowerPoint slides, eventuelle ændringer i mødeopsætning fra gang til gang.
• Remote support for borgmesteren under selve mødet.
• Introduktion til borgmester, kommunalbestyrelsen/byrådet samt nøglemedarbejdere.
• Årlig opdatering af nye medarbejdere i systemet.

Desuden ydes følgende tekniske supportydelser:

• Generel teknisk support via telefon, mail, online chat på alle arbejds­dage.
• Hvis kritisk udstyr fejler, vil det blive forsøgt udbedret akut indenfor 6 timer med brug af fjernbetjening.
• Hvis ikke-kritisk udstyr fejler, vil det blive udbedret eller udskiftet (hvis det er inden for garantiperioden) med nyt udstyr indenfor en periode på højst 1 uge.
• For at sikre at udstyret er funktionsdueligt til enhver tid, gennemføres et årligt servicebesøg.