Connect Remote

Connect Remote er en løsning der er specielt udviklet til lokale myndigheder, så de kan afholde byråds- og kommunalbstyrelsesmøder med fjerndeltagelse og stadig afvikle mødet, som om det foregik i den sædvanlige mødesal. Connect Remote kan bruges i kombination med Microsoft Teams, Cisco WebEx eller Zoom til at generere live streaming af mødet via Connect platformen så kommunen kan fortsætte med at streame møderne live og on-demand til lokalsamfundet.

En eller to operatører kan styre afviklingen af mødet. Mødelederen styrer selve mødet som sædvanligt og tildeler talere i henhold til talerækken en tydeligt markeret som kan ses af alle deltagere, talernavne udsendes automatisk, når deltagerne taler og elektroniske afstemninger kan genenmføres sikkert. Medlemmer, der ikke kan deltage under visse punkter, kan anbringes i en lobby, mens de venter. Remote operatøren styrer remote deltagere telekonference softwaren.

Remote deltagerne ser alle de andre talere med navn og kan løfte hånden for at komme på talerækken. Talerne kan også dele deres skærm med de andre deltagere.

Fjerndeltagere kan deltage med enten en tablet eller pc. Op til 100 deltagere på samme tid. Se reference med 90 deltagere Bradford MBC her: https://bradford.public-i.tv/core/portal/webcast_interactive/497331

Connect Remote er fuldt integreret med Public-i’s webcasting platform, så møderne kan sendes live og on-demand med fuld kontekst information som er kendt fra Connect platformen: Dagsordenspunkter, talerprofiler, tidsindeksering osv. Når man ser kommunalbestyrelsens møder derhjemme, får man som borger forståelse for hvilke sager, der hører under kommunens ansvarsområde, og man stifter bekendtskab med de enkelte politikeres og partiers synspunkter.

Mødeafvikling og talerække

Connect Player viser en detaljeret tidslinje med:

  • Dagsordenspunkter
  • Talere
  • Slides
  • Dokumenter vedrørende dagsordenspunkter

Videobilledet kan også vises i fuld skærm.

Nedenfor vises eksempler fra to kommuner. Tidslinjen vises til højre i billedet. Under både live og arkiverede webcasts markeres dagsordenspunktet der aktuelt behandles. I de arkiverede webcasts kan man springe frem og tilbage i mødet ved at klikke på “Se” ud for enten dagsordenspunktet eller taleren. Og man kan dele webcasten fra det aktuelle punkt med andre, f.eks. på de sociale medier. Højre webcast er fra et remote møde; venstre fra et fysisk møde.

Borgerbillede med tidslinje og talernavn

Administration af deltagere, registrering og sikkerhed

Connect Remote indeholder en række funktioner, der gør det let at administrere deltagere i ettelekonference møde. Deltagere, indkaldelse og adgang til mødet fastlægges i Connect CMS, når mødet planlægges. Moderator har en række værktøjer til administration af deltagere, når de først er logget ind til et møde. Mødelederen kan starte og stopp webcasting og bruge et virtuelt “venteværelse” (lobby), hvor deltagere kan placeres under dele af mødet f.eks. ved inhabilitet.

Connect Remote har følgende unikke features til administration af deltagere i virtuelle konferencer:

  • En personaliseret e-mail velkomstmeddelse sendes til alle deltagere med mødeindkaldelse, oplysninger om mødet, link til mødet og adgangskode.
  • Alle deltagere med adgangskode kan logge ind og straks deltage i mødet.
  • Lobbyen giver adgang til mødet for deltagere, der ikke har modtaget en adgangskode, eller som er inhabile under et bestemt punkt. Mødelederen kan lukker dem ind i mødet.
  • Hvis deltagerne logger på før moderator, kommer de ind i lobbyen indtil moderatoren logger ind.
  • Op til 100 deltagere kan deltage i samme møde.
  • Tidspunkt for hvornår deltagerene logger ind og ud af mødet registreres.

Booking
Telekonference mødet bookes i Connect CMS med det yderligere informationer som kræves for remote møder

Lobby
Moderator og mødeleder kan se hvem der befinder sig i lobbyen og give dem adgang til mødet.

Connect Remote har en lang række værktøjer til at kontrollere kvaliteten af mødet:

  • Kontrollere kvaliteten af video
  • Kontrollere kvaliteten af internetforbindelsen
  • Kontrollere kvaliteten af lyden
  • Starte og stoppe livestreaming
  • Afbryde lyden hos alle og hos enkelte deltagere
  • Få statistik om hver enkelt deltager

Kvalitetskontrol
Moderator kan løbende kontrollere kvaliteten af telekonferencen

Connect Remote har et veldefinere sikkerhedssystem og opfylder helt reglerne i GDPR og persondatalovgivningen:

  • Connect Remote er hosted hos Amazon AWS i Irland, så ingen personhenførbare data sendes eller lagres uden for EU.
  • Streaming testes kontinuert for ulovlig indtrænging med Jitsi teknologi.
  • Audio og video er krypteret med DTLS-SRTP.
  • Adgang til mødet sker via brugernavn og adgangskode
  • URL’erne til mødet er unikke for hvert møde med en ekstra, tilfældig 6-cifret alfanumerisk tegnkode i slutningen af url strengen.
  • Visning af webcasten til borgerne er underlagt de sædvanlige privatheds og cookie-politik i henhold til GDPR og persondatalovgivningen.

Let adgang til Connect Player på forskellige måder

Borgeren vælger normalt en webcast fra webcast arkivet. Her kan både vælges live og arkiverede webcast. Connect Player vises herefter i et fuldt browservindue hvor seeren kan navigere rundt i de forskellige kontekstelementer uden at forlade selve streamingen. I arkivet kan der søges på emner som enten relaterer sig til et møde, til et dagsordenspunkt eller til en taler. En Tag Cloud viser de vigtigste emner eller man kan bruge den indbyggede søgefunktion.

Connect Player kan også indlejres på kommunens hjemmeside. En indlejringskode bruges til at indlejre webcasten fra begyndelsen af mødet eller fra et givet dagsordenspunkt eller en given taler. Når først seeren er inde, kan man spole frem og tilbage i hele webcasten. Start fra et bestem dagsordenspunkt bruges, hvis kommunen vil vise en bestemt sag blive behandlet. Start fra en bestemt taler kan bruges, f.eks. når en politiker vil fremhæve sine egne synspunkter fremsat på et møde. Indlejringskoden kan nemt placeres hvorsomhelst på kommunens hjemmeside; eller på en politikers eller partis hjemmeside, som vist på eksemplet til højre.

Her ses en indlejret webcast fra Thisteds Kommunalbestyrelsesmøde den 25. februar 2020 punkt 18.

Det samme møde vist i den fulde Connect Player kan ses med linket her: https://thisted.public-i.tv/core/portal/webcast_interactive/467109/start_time/391000?force_language_code=da_DK

Udsendelsen, dagsordenspunktet og talerinfo kan også deles på de sociale medier eller med e-mail. På denne måde deles et link til det nøjagtige starttidspunkt i webcasten. Dette kan f.eks. bruges til at skabe debat om en sag eller en beslutning eller et synspunkt fremsat på et møde.

Hele mødet kan også streames live på kommunens Facebook side. Kommunen kan hente en streamingkode, når webcasten er klar til at køre, og bruge den til at streame live på Facebook siden. Af hensyn til persondataforordningen bør man dog ikke benytte arkivfaciliteten i Facebook men nøjes med at streame live.

Endelig kan kommunen tillade download af hele webcasten fra mødet, men også her skal man overveje persondataforordningen.

Connect Player er #1, når det kommer til tilgængelighed

Meningen med webcasting er, at beslutningerne når ud til borgerne. Hvis ikke borgerne kan se eller høre webcasten, eller ikke ved, hvornår den udsendes, er alle bestræbelser spildte.

Tilgængelig på alle platforme: Public-i løsningen er bygget som et ’responsivt webdesign’, hvilket betyder, at webcasts automatisk bliver tilpasset den platform, de tilgås fra, så brugeroplevelsen forbliver den samme. Møderne kan derfor ses på alle stationære og mobile platforme, herunder iOS, Android Windows Phone, alle Windows platforme og OS X. Playeren understøttes 100 % af de mest brugte browsere (IE, Chrome, Firefox og Safari).

Tilgængelig for alle internetforbindelser: Video kodes i H.264 format, når den streames, som automatisk adapterer videoen til HD 720p eller 480p format, afhængig af kvaliteten (båndbredden) af seerens internetforbindelse. En båndbredde på 1 Mbit/sec er tilstrækkelig for at se kommunens webcasting.

Tilgængelig for synshæmmede: Playeren er desuden designet til at levere den højst mulige tilgængelighed og overholder W3C konsortiets standard WCAG v2 cat. AA for tilgængelighed. Public-i overholder også de danske krav om brug af metadata for offentlig information i henhold til Dublin Core Metadata Initiative.

Tilgængelig for hørehæmmede: Webcasts kan forsynes med automatisk genererede undertekster. Underteksterne genereres i realtid, og er tilstrækkelig gode til, at de fleste møder kan forstås uden vanskeligheder.

Tilgængelig for de glemsomme: Borgerne kan abonnere på advis, når webcast udsendes. Et advis sendes med e-mail 24 timer før den planlagte webcast, 1 time før, når webcasten starter live, og når den er klar til at blive set i arkivet.

Tilgængelig for de travle: Kommunen kan automatisk advisere webcast via kommunens Twitterkonto, så borgerne ikke selv behøver sætte sig ind i, hvornår den næste webcast kommer.