Konferencesoftware

Software til mødeafvikling skal være simpel og intuitativ at betjene og tilpasset mødeleders ønsker

Mødeafvikling, dagsorden, afstemninger, talertid og styring af informationsmængde til displayskærme styres alt sammen fra konferencesoftwaren. For at få en hensigtsmæssig og sikker mødeafvikling, er det essentielt at vælge den rigtige software. Ikke kun funktionerne er vigtige. Betjeningsvenlighed og intuitativ brugergrænseflade personaliseret til mødelederens behov og smag er meget vigtige parametre.

In-JeT har mange års erfaring i usability design til f.eks. sundheds- og energistyringsanvendelser, og vi designer selv betjeningspaneler til Bosch konferencesystemer i henhold til kommunens ønsker. Men de fleste konferencesystemer har deres standardsoftware, som i større eller mindre grad kan tilpasses kommunens behov.

Softwaren betjenes af mødelederen og kan altid  betjenes remote af In-JeT. Derudover kan administrationen, hvis det ønskes, få adgang til at lave administrative ændringer i f.eks. deltagere, dagsorden og afstemninger eller eksportere rapporter og mødeoplysninger.

Her beskrives de enkelte funktioner, som kan findes i en god konferencesoftwaren.

Mødeafvikling

Møderne afvikles af borgmesteren, som styrer talerrækken, dagsordenspunkter, afstemninger mv. Normalt er det borgmesteren der tildeler taletid til de delegerede, som indikerer, at de ønsker ordet.

Konferencesoftwaren letter mødelederens arbejde, sikrer mod fejl i afvilking af mødet og gør det lettere for alle delegerede at deltage og bidrage til mødet.

Talerrækken styres fra en trykfølsom skærm. På skærmen vises møderummets layout (billede eller grafik) med et mikrofonsymbol ved hver plads. De delegerede melder sig til talerrækken ved at trykke på en knap på mikrofonen. Taleanmodningen registres og vises på mødelederens skærm. Softwaren holder styr på rækkefølge og viser altid den næste taler i rækken.

Mødelederen vælger taleren fra talerrækkem, eller softwaren kan skifte automatisk til den næste taler i rækken. Borgmesterens mikrofon er som regel åben under hele mødet, mens der kun kan være en taler ad gangen blandt de delegerede. Mødelederen kan fra skærmen altid tildele ordet til en delegeret.

Dagsordenen og afstemninger er indlagt i konferencesystemet og vælges fra mødelederens skærm.

Elektronisk afstemning

Elektronisk afstemning giver en hurtig og sikker mødeafvikling og dokumenterer afstemningsresultaterne.

Hvert dagsordenpunkt kan associeres med en eller flere afstemninger, der derved aktiverer afstemningssystemet. Mødelederen kan til en hver tid afslutte en afstemning eller lave en ad-hoc afstemning.

En afstemningsskabelon definerer, om det er simple ja/nej afstemninger, og om alle skal stemme, eller man kan undlade at stemme. Desuden kan man i skabelonen sætte en fast tid for, hvornår afstemningen skal afsluttes eller et mål om, at alle skal have stemt. Når målet er nået, afsluttes afstemningen automatisk, og kontrollen gives tilbage til mødelederen for næste punkt på dagsordenen.

Resultatet af afstemningen vises på mødelederens skærm, på storskærmene i salen og i webcasten. Afstemningsresultatet kan vises som diagrammer eller i listeform og kan angives efter parti eller individuelt.

Afstemningsresultatet kan eksporteres til en fil for arkivering eller indeholdes i den samlede møderapport.

Automatisk genereret møderapport

Efter mødet genereres en møderapport, som dokumenterer tilstedeværelsen af politikerne, mødets start- og sluttidspunkt, deltagernes taletider under hvert dagsordenpunkt samt alle afstemingsresultater.

Rapporten vil i de fleste tilfælde kunne erstatte skriftlige referater, der underskives efter hvert møde.

Vælg den rigtige software til let og sikker afvikling af møderne

In-JeT udvikler og leverer software til mødeafvikling til alle Bosch systemer. For de øvrige konference-systemer installerer vi den standardsoftware, som leveres af leverandøren.

Bosch software passer til alle konferencesystemer baseret på både DCN og Dicentis teknologien. Standardsoftwaren indeholder registrering af deltagere, mødeafvikling, dagsordenspunkter, afstemninger samt kontrol af alle funktioner i konference systemet (talertider, lydniveau, afstemningsform, mm.). Som ekstra pakke kan tilkøbes en importfunktion for dagsordenspunkter. Brugergrænsefladen er fast, men visse grafiske elementer kan tilpasses kommunens behov.

I stedet for Bosch standard software kan leveres en softwarepakke fra det hollandske MVI Engineering. Denne pakke indeholder de samme funktioner som Bosch standardpakke og kan bruges med både DCN og Dicentis teknologien. Men i modsætning til Bosch, kan In-JeT udvikle brugergrænseflader, som helt er tilpasset kommunens behov. Desuden kan MVI software pakken styre indholdet på storskærme og i webcasten i forhold til fremdriften i mødet. Hver skærm kan have forskelligt indhold.

En del konferencesystemer leveres med en betjeningsflade, som vises i en browser. Det har den fordel, at systemet kan betjenes fra en tablet eller bærbar PC. Ulempen er, at en tablet kan være ret uhensigtsmæssig for mødelederen at betjene under selve mødet. Både Bosch og MVI software kan afvikles fra en PC og vises i i fullsceen på en robust trykskærm, som er lettere for mødelederen at betjene.