Konferencesystemer

Konferencesystemet er den centrale komponent i ethvert elektronisk mødeafviklingssystem.

Kommunalbestyrelses- og byrådsmøder afvikles hurtigt og effektivt med et digitalt konferencesystem. Konferencesystemet styrer talere, dagsordenspunkter, afstemninger og visning af oplysninger til de delegerede. Der er fuld kontrol med talerrækken (eventuelt også med talertid), dagsordenen afvikles planmæssigt, eller med vedtagne afvigelser, og alle delegerede, tilhørere samt seere til webcasten er informerede om, hvor i dagsordenen mødet er nået til. Afstemninger foretages meget hurtigere end ved håndsoprækning, og der er ingen tvivl om afstemningens udfald; alle kan se, hvad der er stemt, og resultatet bliver dokumenteret i en rapport.

Her beskrives de enkelte elementer i et konferencesystem. Systemet kan betjenes lokalt, remote af In-JeT, eller i en kombination.

Mikrofoner

Hver mødedeltager har en mikrofon med et indbygget kontrolpanel.

På mikrofonpulten kan vælges en eller flere af følgende funktioner:

Registrering af mødedeltagelse
Anmodning om taletid
Afslutning af taletid
Opfordring til afstemning
Afstemning (ja/nej/stemmer ikke)

Mikrofonsystmerne kan leveres med lang svanehals til delegerede, der står op, mens de taler og kort svanehals til politikere, der sidder ned, mens de taler.

Mikrofonsystemet kan også tilsluttes en trådløs mikrofon, knapmikrofon eller headset. Dette bruges for eksempel ved præsentation, hvor taleren bevæger sig rundt i mødesalen.

Forskellige mikrofoner

På multimediesystemer er der en indbygget skærm i mikrofonpulten, som kan vise mange forskellige oplysninger f.eks. om mødets afvikling, præsentationer, internetindhold, mm.

Mikrofonpultene har indbyggede mini-højtalere, som gør stemmerne meget tydelige for deltagerne rundt om mødebordet. Konferencesystemet kan også sende lyden fra talerne til Public Adress (PA) anlæg i salen, højtalere ved tilhørerpladserne, teleslyngeanlæg, lokalradio og webcastingsystemet.

Mødeledelse

Intuitiv skærmbetjening

Møderne ledes af borgmesteren fra en trykfølsom skærm, hvor den næste taler kan vælges fra en prioriteret talerrække, eller ordet kan tildeles efter eget valg.

Dagsordenen er på forhånd indlagt i konferencesystemet og vises på mødelederens skærm. På skærmen vises møderummets layout (billede eller grafik) med et mikrofonsymbol ved hver plads. Symbolet viser tydeligt, om taleren er i kø eller taler. Når en taler i køen er færdig, vises den næste taler automatisk. Taletid (åben mikrofon) kan tildeles af mødelederen ved et tryk på mikrofonsymbolet ved taleren. Deltagere kan let ændres fx ved indkaldelse af suppleanter.

Ved elektronisk afstemning indlægges afstemningspunkterne under de relevante dagsordenspunkter og kaldes automatisk op på skærmen til borgmesteren. Efter endt afstemning forsættes der til det næste dagsordenspunkt. Kommunalbestyrelsesmedlemmerne stemmer via knapper på deres mikrofon. En lampe på hver mikrofon viser, når man kan stemme, når man har stemt, eller når tiden for afstemning er udløbet.

Resultatet af afstemningen vises på mødelederens skærm, på storskærmene i salen og i webcasten. Resultatet kan også eksporteres til fil for arkivering eller automatisk printes ud.

Dokumentation

Efter mødet genereres en møderapport, som dokumenterer tilstedeværelsen af politikerne, mødets start- og sluttidspunkt, deltagernes taletider under hvert dagsordenpunkt samt alle afstemningsresultater. Rapporten vil i de fleste tilfælde kunne erstatte skriftlige referater, der underskives efter hvert møde.

Forskellige konferencesystemer

Der findes forskellige konferencesystemer på markedet og den enkelte løsning bestemmes ud fra kommunens krav og præferencer.

Mikrofonpultene kan enten være forbundne med kabler (fortrådede) eller med trådløs teknologi.

Fordele med fortrådede systemer er, at hver mikrofonpult entydigt er tilknyttet en bestemt delegeret i kraft af den plads, den delegerede sidder på. Ulemperne er den øgede omkostning til installation, og at mikrofonpultene sidder fast i bordene.

Fordele ved trådløse systemer er, at de er lette at installere. Ulemperne er, at mikrofonpulten ikke nødvendigvis er tilknyttet en bestemt delegeret. Så er der ikke en entydig sammenhæng mellem kamerapositioner og talernavne under webcasting, hvis man er kommet til at bytte om på pultene. Dette kan dog løses ved, at de delegerede logger ind ved ankomsten; enten med ID kort eller pinkode.

Konferencesystemet er integreret med kameraer til streaming og kan udvides med avanceret afstemning og automatisk styring af displayskærme. Lyden fra deltagerne ledes ud til nøjagtigt afstemte (PA) lydsystemer i salen og ved tilhørerpladserne samt evt. teleslynge.

Public-i webcasting system kan integreres med de fleste digitale konferencesystemer, også de ældre systemer.

Kontakt os for nærmere oplysninger om, hvorvidt jeres eksisterende mikrofonsystem kan integreres med Public-i webcasting.

Kontakt os nu!